CÁCH XÂY QUY CHẾ ĐẦU TƯ NỘI BỘ ĐỂ CHẶN THẤT THOÁT VÀ GIỮ NHỊP DÒNG TIỀN

Một doanh nghiệp có thể tăng trưởng nhanh nhưng vẫn rơi vào thế thiếu tiền nếu quyết định đầu tư được duyệt theo cảm tính, giải ngân không theo mốc và không có cơ chế dừng đúng lúc. Với lĩnh vực bất động sản, rủi ro này còn rõ hơn vì chu kỳ thu hồi vốn dài, pháp lý nhiều lớp và dòng tiền thường lệch pha giữa lúc chi ra và lúc thu về. Bài viết này đi thẳng vào cách xây quy chế đầu tư nội bộ để kiểm soát dòng tiền, bám khung pháp lý hiện hành và tập trung vào những điều có thể áp dụng ngay.

Khung pháp lý tối thiểu phải bám khi soạn quy chế

Về quản trị doanh nghiệp, Luật Doanh nghiệp 2020 đang có hiệu lực từ ngày 01/01/2021. Luật này cho phép doanh nghiệp thiết kế Điều lệ với các nội dung cốt lõi như cơ cấu tổ chức quản lý, quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật, thể thức thông qua quyết định và nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ. Nói cách khác, quy chế đầu tư nội bộ không nên đứng một mình, mà cần bám chặt Điều lệ hoặc được Điều lệ dẫn chiếu rõ ràng.

Về kế toán và kiểm soát dòng tiền, Luật Kế toán yêu cầu đơn vị kế toán phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để bảo đảm tài sản an toàn, các nghiệp vụ được phê duyệt đúng thẩm quyền và được ghi chép đầy đủ. Luật cũng quy định mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải có chứng từ; chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác; chứng từ chi tiền phải có phê duyệt của người có thẩm quyền và chữ ký của kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền trước khi thực hiện. Người đại diện theo pháp luật còn có trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ đơn vị.

Nếu doanh nghiệp thuộc diện phải tổ chức kiểm toán nội bộ, phần triển khai chi tiết hiện được Chính phủ quy định tại Nghị định 05/2019/NĐ-CP; cổng dữ liệu pháp luật trung ương ghi nhận văn bản này còn hiệu lực.

Vì sao phải có quy chế đầu tư nội bộ thay vì duyệt theo từng thương vụ

Một quyết định đầu tư thường đi qua 4 điểm rủi ro:

Rủi ro chọn sai dự án
Rủi ro phân quyền mơ hồ
Rủi ro giải ngân quá sớm
Rủi ro không có điểm dừng

Quy chế đầu tư nội bộ tốt không làm doanh nghiệp chậm đi. Ngược lại, nó giúp:

Tách rõ tiền vận hành và tiền đầu tư
Xác định ai được đề xuất, ai được phê duyệt, ai được giải ngân, ai được giám sát
Buộc hồ sơ dự án phải đủ trước khi tiền rời tài khoản
Giảm tình trạng “thấy cơ hội là xuống tiền”
Tạo căn cứ để hậu kiểm, quy trách nhiệm và sửa quy trình

Đây là lớp kỷ luật rất cần thiết để doanh nghiệp hiểu rõ rủi ro đầu tư trước khi nói đến lợi nhuận.

6 bước xây quy chế đầu tư nội bộ để kiểm soát dòng tiền

Bước 1: Rà soát Điều lệ và đúng thẩm quyền theo loại hình doanh nghiệp

Đây là bước nền. Nếu quy chế viết hay nhưng lệch Điều lệ hoặc lệch thẩm quyền luật định, khi phát sinh tranh chấp nội bộ thì rất khó bảo vệ quyết định đã ban hành.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất; có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch kinh doanh hằng năm, dự án đầu tư phát triển, và thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên hoặc ngưỡng thấp hơn do Điều lệ quy định.
Công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu: chủ sở hữu có quyền quyết định nội dung Điều lệ, chiến lược, dự án đầu tư phát triển, hợp đồng vay/cho vay/bán tài sản từ 50% tổng tài sản trở lên hoặc ngưỡng thấp hơn do Điều lệ quy định.
Công ty cổ phần: Hội đồng quản trị có quyền quyết định phương án, dự án đầu tư trong thẩm quyền; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và giao dịch khác từ 35% tổng tài sản trở lên, trừ trường hợp Điều lệ quy định ngưỡng khác hoặc giao dịch thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị cũng có quyền quyết định quy chế quản lý nội bộ của công ty.

Điểm thực hành quan trọng: luật cho phép Điều lệ đặt ngưỡng thấp hơn mức mặc định. Vì vậy, quy chế nên thiết kế ma trận phê duyệt theo mức rủi ro và quy mô tiền, thay vì đợi đến ngưỡng rất lớn mới trình cấp cao nhất.

Bước 2: Xác định rõ nguồn tiền nào được phép dùng để đầu tư

Phần này nên viết thật chặt, vì đây là gốc của kiểm soát dòng tiền.

Quy chế nên trả lời rõ 4 câu hỏi:

Tiền nào được phép đầu tư?
Tiền nào tuyệt đối không được dùng?
Mức dự phòng tối thiểu phải giữ lại là bao nhiêu?
Khi nào phải tạm dừng mọi quyết định đầu tư mới?

Nội dung nên có:

Tách riêng ngân sách vận hành, quỹ dự phòng, ngân sách đầu tư
Quy định mức tiền mặt hoặc tiền tương đương tiền tối thiểu phải duy trì
Cấm dùng ngân sách đầu tư để che thiếu hụt chi phí vận hành thường xuyên
Cấm phê duyệt dự án mới khi doanh nghiệp chưa đáp ứng ngưỡng an toàn thanh khoản đã tự đặt ra

Đây cũng là lúc nhiều doanh nghiệp nghĩ đến việc lập quỹ đầu tư riêng cho doanh nghiệp. Cách làm này chỉ có ý nghĩa khi quỹ được tách mục đích, tách thẩm quyền và tách báo cáo; nếu chỉ đổi tên mà không đổi quy trình, quỹ rất dễ trở thành “ngăn kéo chi tiền” hợp thức hóa quyết định cảm tính.

Bước 3: Chuẩn hóa bộ hồ sơ thẩm định trước khi duyệt tiền

Một quy chế tốt không hỏi “có nên đầu tư không” theo cảm nhận. Nó buộc người đề xuất phải nộp đủ hồ sơ để doanh nghiệp tự kiểm tra.

Bộ hồ sơ nên gồm:

Tờ trình đầu tư
Mục tiêu thương vụ
Tổng mức vốn dự kiến và lịch giải ngân
Dự báo dòng tiền theo 3 kịch bản: cơ sở, xấu, rất xấu
Thời gian hoàn vốn dự kiến
Phương án thoát vốn
Hồ sơ pháp lý của tài sản/dự án/đối tác
Phân tích rủi ro trọng yếu
Biên bản thẩm định độc lập nội bộ hoặc ý kiến phản biện

Với doanh nghiệp bất động sản, phần thẩm định phải đủ sâu để phân biệt giá trị thật và giá ảo. Nếu quy chế không yêu cầu kiểm tra pháp lý, tính thanh khoản, chi phí vốn và kịch bản thoát hàng, doanh nghiệp rất dễ nhầm “giá đang được chào” với “giá có thể bán được”.

Bước 4: Thiết kế ma trận phê duyệt nhiều tầng, không dồn hết vào một người

Bước 5: Giải ngân theo mốc, không giải ngân theo niềm tin

Đây là đoạn nhiều doanh nghiệp mất tiền nhanh nhất.

Quy chế nên quy định:

Mỗi khoản đầu tư phải có lịch giải ngân theo từng mốc
Mỗi mốc gắn với điều kiện chứng minh hoàn thành
Chỉ thanh toán khi đủ hợp đồng, phụ lục, biên bản, hóa đơn/chứng từ liên quan và phê duyệt nội bộ
Ứng trước phải có trần tỷ lệ rõ ràng
Mọi thay đổi tổng vốn hoặc thay đổi tiến độ vượt ngưỡng phải trình lại cấp có thẩm quyền

Về pháp lý kế toán, nguyên tắc này bám rất sát quy định: mọi nghiệp vụ phải lập chứng từ; chứng từ phải rõ, đầy đủ, chính xác; chứng từ chi tiền phải được người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.

Bước 6: Thiết lập hậu kiểm, cảnh báo sớm và điểm dừng

Quy chế đầu tư nội bộ không dừng ở lúc ký duyệt. Nó phải nói rõ sau khi tiền ra khỏi tài khoản thì ai theo dõi.

Nên có các chỉ tiêu cảnh báo:

Tỷ lệ giải ngân thực tế so với kế hoạch
Dòng tiền thực nhận so với dự báo
Chi phí vốn tăng thêm
Thời gian chậm tiến độ
Giá trị tài sản bảo đảm hoặc thanh khoản suy giảm
Mức độ lệch ngân sách
Tỷ lệ vốn bị “giam” trong các khoản đầu tư chậm thu hồi

Khi vượt ngưỡng cảnh báo, quy chế nên kích hoạt một trong ba cơ chế:

Tạm dừng giải ngân
Rà soát lại hồ sơ và phê duyệt lại
Kích hoạt phương án thoát vốn hoặc thu hẹp quy mô

Nếu thiếu điểm dừng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào kiểu bơm vốn để “cứu” quyết định cũ, trong khi vấn đề thật ra nằm ở giả định ban đầu đã sai.

>>> XEM THÊM: 5 nguyên tắc quản lý quỹ đầu tư nội bộ nên viết thành điều khoản cứng

Muốn kiểm soát dòng tiền, doanh nghiệp không thể chỉ quản lý bằng ý chí của người đứng đầu. Cần một quy chế đầu tư nội bộ đủ rõ để biến nguyên tắc thành hành động: đúng thẩm quyền, đúng hồ sơ, đúng mốc giải ngân, đúng cơ chế giám sát và đúng điểm dừng. Về mặt pháp lý, phần khung nên bám Điều lệ, thẩm quyền của cơ quan quản trị theo loại hình doanh nghiệp và quy định kế toán về chứng từ, phê duyệt, lưu trữ, kiểm soát nội bộ.